Cómo enfrentarte a tu lista de tareas (y a ti mismo) y salir victorioso.

Por Juan José Palacios Valdecantos

El sacrificio es una virtud que siempre nos parece admirable... en los demás. Enrique Jardiel Poncela

Quizá alguna de las siguientes escenas te resulte familiar:

  • Un día de estos tengo que arreglar ese grifo.
  • El año que viene me apunto a un gimnasio.
  • Este mes tenía que haber empezado a ahorrar, pero me lo he gastado todo saliendo.
  • Mmmm ¡tarta de manzana!, bueeeno ya empezaré la dieta mañana.
  • Debería hacerme un chequeo médico. Hace mucho que no voy.
  • Quiero apuntarme a un curso de programación, pero no tengo tiempo.
  • La semana que viene sin falta dejo de fumar.
  • Bah, aún queda un mes para el examen de física…

Si has vivido en primera persona alguna situación similar, ¡enhorabuena!: eres humano. Todos, en mayor o menor medida, nos vemos tentados por ocupaciones placenteras que nos cierran el paso a otras que son verdaderamente importantes, y a todos nos atormenta una voz interior que nos recuerda cuan miserables somos por no haber hecho nuestros deberes a tiempo. A esto se le llama procrastinar, un palabro muy feo con consecuencias aún más desagradables. En un célebre experimento (Read y van Leeuwen, 1998) se dio a elegir a un grupo de gente fruta o chocolate. El 70% se lanzó sin piedad a por el chocolate. Cuando se les preguntó sobre qué preferirían tener preparado para dentro de una semana, el 74% escogió la fruta. En otras palabras: caemos víctimas de la gratificación instantánea en lugar de hacer lo que sabemos que es lo correcto.

Las personas respondemos principalmente a dos tipos de estímulos: incentivos y castigos. Todas las acciones que llevamos a cabo las hacemos, bien para encontrar una recompensa o bien para no ser penalizados de algún modo. Está claro que si no hubiese multas de tráfico, los conductores cometeríamos más infracciones. Esto hace que, en ausencia de que alguien con más poder que nosotros ejecute una orden directa, tengamos más dificultades para poner en marcha aquello que debemos hacer. Si (como yo) eres autónomo, habrás comprobado que uno de los aspectos más difíciles de tu trabajo es la autodisciplina. Saber gestionarla es la clave de una carrera exitosa.

 

Los triunfadores suelen echar mano de la inteligencia ejecutiva, o dicho de otro modo: orden, voluntad, constancia y motivación. Si consigues hacer tuyas estas características, no solo desempeñarás tu trabajo con mayor eficiencia, sino que además serás más feliz. Cuando en un estudio llevado a cabo en la universidad de Cornell (Gilovich, 1995) se preguntó a un grupo de individuos de qué se arrepentía en sus vidas, la mayoría de los encuestados (75%) no se retractaba de actos realizados, sino de haber dejado de hacer cosas que podían o debían haber hecho. Oportunidad perdida.

Ser disciplinado y voluntarioso exige más esfuerzo del que parece. La inhabilidad para superar este comportamiento autodestructivo puede ser devastadora. Por fortuna, hay estrategias que podemos seguir. Aquí tienes un decálogo de acciones que puedes poner en práctica:

1. Prepara el terreno

Ordena la mesa, estructura bien las carpetas y los archivos en el ordenador, lee los emails y la documentación sobre el proyecto en que vas a trabajar, habla con clientes o con otras personas involucradas. Una salvedad: leer los correos electrónicos suele ser una de las fuentes de distracción más comunes. Trata pues de restringir su lectura a momentos específicos. Es una buena idea desactivar la descarga automática de mensajes.

2. Fija tus metas

Escribe en un papel en qué mejorará tu vida o tu trabajo si consigues tus objetivos. Detecta las principales barreras para que esto sea posible y ponlas por orden. Es importante que sea manuscrito, así que deja tu ordenador por un momento.

3. Planifica

El problema principal al que nos enfrentamos habitualmente es superar una barrera psicológica que se nos erige ante la dimensión del trabajo a desarrollar, provocando ansiedad. Por ello, segmenta el proyecto en una serie de sub-tareas concretas y medibles más abarcables y toma impulso con tus pequeños avances.

4. Hazlo público

Comenta a tus colegas, familiares o amigos qué vas a hacer. Anunciar abiertamente tu propósito fomenta el compromiso. A nadie le complace quedar mal.

5. Lista y prioriza tus tareas

Si no tienes ya un índice de tareas (tanto en el plano profesional como en el personal), no esperes ni un minuto más para hacerlo. Las agendas electrónicas o los teléfonos inteligentes te pueden ayudar en el empeño. Divide tus cometidos en tres grupos, según su prioridad: importancia alta, media o baja.

6. Haz lo más importante primero

No dejes que un proyecto con prioridad baja se anticipe, aunque éste sea más agradable de realizar. Lo primero es lo primero. Punto.

7. Ponte las pilas

Un pequeño truco muy efectivo consiste en convencerse a uno mismo de trabajar “sólo un rato”. Una vez que has atravesado la línea que hay entre la inactividad y la acción, ya has superado el principal obstáculo y no te costará tanto continuar. Empiezas a sentirte bien…

8. No importa si fracasas, inténtalo de nuevo

En la cultura occidental tenemos un temor desmedido al fracaso, cuando éste no es más que una consecuencia natural de la evolución personal. El físico danés Niels Bohr dijo “Un experto es aquel que ha cometido todos los errores posibles en un determinado campo”.

9. Recompénsate

No te sometas a sesiones interminables de trabajo. Descansa y dedica tiempo a actividades que te gustan. Harán que enfrentes la labor con menos reticencias y tu productividad subirá. Además, crearás un vínculo positivo subconsciente entre la tarea desagradable y el premio, de modo que psicológicamente te será menos duro acometer el trabajo.

10. Lleva un registro de tareas y del tiempo invertido

Tener un control de tu ocupación te facilitará hacer predicciones más ajustadas acerca de futuras estimaciones o presupuestos y te puede ayudar a descubrir áreas de mejora, facilitando una planificación más efectiva.

Quizá estés leyendo este artículo mientras eludes un proyecto importante que deberías haber empezado ya. Bien, en este caso es muy posible que tu procrastinación te haya dirigido al fin a algo bueno y este sea el comienzo de una nueva vida. Si este es el caso, recuerda enviarme una tarjeta por Navidad.